Hallo liebe Forum Mitglieder,

mein Name ist Alexei und ich hoffe, dass mir hier jemand helfen kann.
Meine Verlobte und ich stehen vor einem kleinen, aber bedeutenden Problem. Für die Eheanmeldung verlangt das Standesamt eine Geburtsurkunde mit Apostille von meiner Verlobten. Die originale Geburtsurkunde ist vorhanden, aber leider kann dafür keine Apostille ausgestellt werden, da es sich um ein grünes Heft aus der Sowjetunion handelt.

Meine Verlobte ist gebürtig Ukrainerin, lebt jedoch seit ihrer Kindheit in Russland und besitzt die russische Staatsbürgerschaft. Ich habe eine Vollmacht sowie alle notwendigen Dokumente, um diese Urkunde zu beschaffen. Allerdings ohne Erfolg, ich habe bereits versucht, über Anwaltskanzleien und Agenturen in der Ukraine Hilfe zu bekommen, doch dort wurde mir mitgeteilt, dass die Behörden russische Dokumente nicht anerkennen.

Zusätzlich habe ich versucht, einen Termin bei der ukrainischen Botschaft zu vereinbaren, aber bisher ohne Erfolg, bekomme keine Antwort und eine Anmeldung über das Internet ist wie ich es verstehe nur für ukrainische Bürger möglich! Aber auch wenn es mit einem Termin klappt befürchte ich das sie wegen den russischen Dokumenten sich ebenfalls querstellen werden

Hat jemand von euch vielleicht Erfahrungen oder Ratschläge, wie wir an die benötigte Urkunde mit Apostille gelangen können und welche Rechte wir in dieser Situation haben?

Wir überlegen uns deshalb schon im Ausland zu heiraten, aber ich befürchte das wir bei der Zusammenführung/Anerkennung der Ehe und Aufenthaltserlaubnis vor dem selben Problem stehen werden.

Vielen Dank im Voraus für eure Hilfe!

Mit freundlichen Grüßen
Alexei

Bitte mal klare Ansagen:
Wo ist Deine Freundin geboren?
Und in welchem Jahr war das?

Geboren ist sie in Trostianets Gebiet Sumy
Im Jahr 1976
Ihre Originale Geburtsurkunde
sowie eine Kopie davon mit Apostille aus Russland habe ich!
Aber wie ich es verstehe sagt die Apostille aus das die Kopie echt ist

Die Apostille auf die russische Notarbeglaubigung sagt nichts über das Original aus. Ist daher wertlos.

Mein Rat wäre ein zusätzlicher Antrag beim Standesamt auf Befreiung von der Beibringung einer Apostille auf die originale Geburtsurkunde.
Der würde dann auch dem OLG vorgelegt und alles wäre für alle klar.

Grundgedanke: Es gibt ein Befreiungsverfahren für sonst erforderliche Dokumente, die aber nicht vorgelegt werden können.
Beim EFZ aus rechtlichen Gründen - die werden nicht ausgestellt -, hier gibt es andere Gründe: Unmöglichkeit/Unzumutbarkeit.
Ich sehe nicht, dass im Moment eine Reise in ein Gebiet voller Kampfhandlungen als zumutbar bezeichnet werden könnte. Nicht für einen Deutschen, schon gar nicht für eine Staatsangehörige der "Gegenpartei". Die Unmöglichkeit erfährt man ggf. erst vor Ort.

Hintergedanke: Beantragt man das schriftlich, muss es auch schriftlich abgelehnt und die Ablehnung begründet werden. Das macht im Falle einer Ablehnung eine Klage einfacher.


Den Gedanken "ukrainische Botschaft" kannst Du komplett vergessen. AV haben mit Apostilleverfahren nichts, aber auch gar nichts zu tun.


Ein vielleicht verrückter Gedanke, vielleicht aber auch nicht:
Als ich vor knapp drei Jahren auf einen Apostille-Termin für eine russische Urkunde warten musste, wurde in der entsprechenden Telegram-Gruppe (der "Warteliste" auf den Abgabetermin) berichtet, dass einige einfach von Sankt Petersburg nach Weliki Nowgorod gefahren sind, dort eine Nowgoroder Urkunde über die Geburt in Sankt Petersburg beantragt und erhalten haben. Und auch gleich die Apostille darauf.

Also gibt es in Russland grundsätzlich ein Verfahren zur "Nachbeurkundung" eines Personenstandsfalles, der in einem anderen Standesamt beurkundet wurde. In allen mir bekannten Fällen waren diese Personenstandsfälle bereits digitalisiert, also zentral elektronisch gespeichert und abrufbar.

Sage Deiner Verlobten doch, sie solle mal in ihre zuständige Standesamtsverwaltung gehen (Upravlenie ZAGS) und dort fragen, ob sie aufgrund ihrer sowjetischen Geburtsurkunde eine aktuelle russische "povtornoe" erhalten könne.
Denkbar, weil das ganz sicher nicht der erste Fall ist, in dem ukrainische Dokumente und/oder Apostillen nicht /nicht mehr beschafft werden können.

Alexei B schrieb am 01.02.2025 um 21:29:38:

Nein, sie sagt direkt das aus, was im Text der Apostille steht. Dass der beurkundende Notar diese Urkunde unterschrieben hat.
Außderdem indirekt, dass der Notar der übergeordneten Stelle (Justizverwaltung) als solcher bekannt ist.
Damit gibt man sich international als Echtheitsnachweis meist zufrieden.

Ich würde es direkt an das zuständige Referat per E-Mail schicken.

ReferatE@olgkarlsruhe.justiz.bwl.de

Du musst dir das so vorstellen, dass der OLG Präsident nur die EFZ-Befreiungen unterschreibt. Das Referat bereitet es für den OLG Präsidenten auf.

Also direkt den OLG Präsidenten anzuschreiben wäre unpassend. Das Standesamt hat den Antrag nicht dem OLG Präsidenten weitergeleitet und pocht darauf den Antrag zu vervollständigen, auch wenn es aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist.

Du kannst es ja nochmal versuchen das Standesamt zu überzeugen den Antrag mit der Erklärung dass die Apostillenbeschaffung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist,  an das OLG Präsidium zu schicken.

Ich persönlich würde direkt das Referat anschreiben. Ggf. würd ich sogar die sowjetische Geburtsurkunde + Übersetzung + Datenseite vom Russischem Reisepass als PDF anhängen. Dann gibt man nämlich dem Referat auch die Chance dass diese ausdrücklich schreiben, dass die Geburtsurkunde ausreichend ist(sofern sie dem Standesamt im Original vorgelegt wird). Ansonsten werden die wohl etwas unmotiviert sein und schreiben dass man doch über das Standesamt das Einsenden solle etc..

Ok, verstehe! Sollte ich diesen Antrag per E-Mail an meine Sachbearbeiterin schicken? Oder soll ich ihn ausgedruckt abgeben, wenn ich die restlichen Unterlagen zur Eheanmeldung vorlege? Muss ich dem Standesamt die originale Geburtsurkunde aushändigen? Und erhalte ich eine Bestätigung darüber, welche Unterlagen ich abgegeben habe? Wäre der Antrag in dieser Form in Ordnung oder sollte ich etwas ändern?:

„Antrag auf Befreiung von der Beibringung einer Apostille auf die originale Geburtsurkunde 

Sehr geehrte Damen und Herren, 

hiermit beantrage ich formell die Befreiung von der Beibringung einer Apostille auf die originale Geburtsurkunde meiner Verlobten, [Name], geboren am [Geburtsdatum], in Sumy, Ukraine. 

Begründung:

Meine Verlobte ist im Besitz einer sowjetischen Geburtsurkunde, die keine Apostille trägt. Sie wurde 1976 in Sumy, Ukraine, geboren und ist daher nicht in der Lage, eine neue russische Geburtsurkunde zu beschaffen, die anschließend apostilliert werden könnte. Dies liegt daran, dass die ukrainischen Behörden aufgrund der aktuellen kriegsbedingten Situation nicht in der Lage oder willens sind, entsprechende Dokumente auszustellen oder zu bestätigen. 

Die ukrainische Botschaft reagiert nicht auf unsere Anfragen, und ukrainische Anwälte haben uns mitgeteilt, dass russische Urkunden, wie beispielsweise russische Pässe, zum Nachweis der Identität in der Ukraine nicht anerkannt werden. Laut dem Merkblatt des Oberlandesgerichts (OLG) Köln für vorzulegende Nachweise für ukrainische Staatsangehörige wird zudem bestätigt, dass ukrainische Apostillen derzeit nicht angefertigt werden können. 

Die aktuelle Situation in der Ukraine, insbesondere in den von Kampfhandlungen betroffenen Gebieten, macht es unmöglich und unzumutbar, die erforderlichen Schritte zur Beschaffung einer apostillierten Geburtsurkunde einzuleiten. Eine Reise in diese Regionen wäre nicht nur für einen Deutschen, sondern insbesondere für eine Staatsangehörige der „Gegenpartei“ mit erheblichen Risiken verbunden. Die Unmöglichkeit, die erforderlichen Dokumente zu beschaffen, wird oft erst vor Ort deutlich. 

Rechtliche Grundlage:

Es gibt ein Befreiungsverfahren für sonst erforderliche Dokumente, die aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen nicht vorgelegt werden können. In diesem Fall liegt eine Unmöglichkeit bzw. Unzumutbarkeit vor, die eine Befreiung von der Beibringung einer Apostille rechtfertigt. 

Ich bitte daher das Standesamt, von der Vorlage einer apostillierten Geburtsurkunde abzusehen und stattdessen die vorhandene sowjetische Geburtsurkunde als ausreichenden Nachweis anzuerkennen. Sollte eine weitergehende Prüfung erforderlich sein, bin ich gerne bereit, zusätzliche Unterlagen oder Informationen bereitzustellen. 

Ich bitte Sie, diesen Antrag auch dem Oberlandesgericht (OLG) zur Prüfung vorzulegen, um eine klare und verbindliche Entscheidung herbeizuführen, die für alle Beteiligten Rechtssicherheit schafft. 

Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung. Ich danke Ihnen für Ihre Unterstützung und verbleibe 

mit freundlichen Grüßen, 
[Name] 
[Adresse] 
[PLZ, Ort] 
[Kontaktdaten] 

Anlagen:
1. Kopie der sowjetischen Geburtsurkunde 
2. Schriftverkehr mit der ukrainischen Botschaft
3. Stellungnahmen ukrainischer Anwälte
4. Merkblatt des OLG Köln für vorzulegende Nachweise für ukrainische Staatsangehörige“

Ehrlich gesagt verstehe ich nur Bahnhof  oder nur zum Teil! Das OLG wird nur wegen dem EFZ mit einbezogen und dieses braucht das Standesamt weil sie aus einem dritt Staat kommt!?